<div dir="ltr">Hi HCA folks!<div><br></div><div>    I hope everyone had a great winter break! It&#39;s been a while! Our next HCA meeting will be Monday, 2/8, at 5:30 in the GSC Office (50-220). There&#39;ll be pasta! I&#39;ll send out an email with the agenda later. Let me know if you have something you want on it.</div><div>    Also, please send me any slides you&#39;d like me to have for the GCM this Wednesday (tomorrow) by noon tomorrow!</div><div>    Finally, I&#39;ve included below a draft of what the proposal may look like to instate a seniority point transfer system between dorms drafted by Wen. Please take a look and email Wen and us if you have any suggestions or concerns! We will formally discuss the proposal during the meeting next Monday.</div><div><br></div><div><br></div><div>Looking forward to seeing everyone soon!</div><div>George and Huma - HCA Chairs</div><div><br></div><div><br></div><div><div style="font-size:13px;line-height:19.5px">———————————————</div><div style="font-size:13px;line-height:19.5px"><br></div><span style="font-size:13px;line-height:19.5px">Dear all,</span><div style="font-size:13px;line-height:19.5px"><br></div><div style="font-size:13px;line-height:19.5px">Hope all of you had a good IAP! Jerry, Edgerton co-President, and I met during Winter School last week and we had the opportunity to discuss the benefits of having a <b>mechanism for transferring officer seniority (service) points</b> among the graduate dorms. As you may be aware, there is currently no mechanism for residents who have served one or two years in the house government of one graduate dorm to <i><u>transfer to another dorm, while retaining his or her seniority points</u></i>. I understand that each graduate dorm has its own system of awarding seniority points based on service to their respective community, and from what I understand, it is common for residents who have served satisfactorily for two years in the house government of each dorm to be recommended for continuing status in their respective dorms. </div><div style="font-size:13px;line-height:19.5px"><br></div><div style="font-size:13px;line-height:19.5px"><font color="#0042aa">In view of the above, I would like to propose the following:</font></div><div style="font-size:13px;line-height:19.5px"><font color="#0042aa"><br></font></div><div style="font-size:13px;line-height:19.5px"><font color="#0042aa">1. To set up a mechanism for recognizing the service of residents who have previously served in their respective house government, when transferring between graduate dorms.</font></div><div style="font-size:13px;line-height:19.5px"><font color="#0042aa">2. The recognition of past service for each transfer applicant will be considered on a <b>case-by-case basis at the discretion of the student leadership and/or housemasters</b> of the dorm receiving the application.</font></div><div style="font-size:13px;line-height:19.5px"><font color="#0042aa">3. The general rule of thumb is for each resident to have completed two year of satisfactory service before being recommended for continuing status, that is:</font></div><div style="font-size:13px;line-height:19.5px"><font color="#0042aa"><span style="white-space:pre-wrap">        </span>a) If a resident has completed one year of satisfactory service before the transfer, he or she is expected to serve satisfactorily for another year in the new dorm before being recommended for continuing status.</font></div><div style="font-size:13px;line-height:19.5px"><font color="#0042aa"><span style="white-space:pre-wrap">        </span>b) If a resident has completed two years of satisfactory service before the transfer, he or she can be recommended for continuing status once the transfer is completed, again at the discretion of the student leadership and/or housemasters of the new dorm. Having demonstrated leadership and competency in his or her previous officer position, the successful applicant is expected to continue to contribute to student life in the new dorm. This should help encourage the sharing of best practices among the graduate dorms.</font></div><div style="font-size:13px;line-height:19.5px"><font color="#0042aa">4. Since the application will be considered on a case-by-case basis and that there will probably be no more than several applications per dorm in a given year, it would be desirable to keep the application process simple. It is envisioned that each application should be submitted <i>via</i> email to the student leadership and/or housemasters of the dorm he or she is applying to. The application should include a CV highlighting past service and contribution to the house government, and if desired, a letter of recommendation from the applicant’s current housemasters.</font></div><div style="font-size:13px;line-height:19.5px"><font color="#0042aa"><br></font></div><div style="font-size:13px;line-height:19.5px">I am proposing this because I feel strongly for the many members of our community who have stepped up and contributed significantly to not only our respective graduate community, but also to the wider MIT community through various events and initiatives that are open to all. I see this proposal as a mean for recognizing their efforts and contributions. I understand that most of the graduate dorms will be holding their house elections soon and it would be a shame if we don’t take this opportunity now to consider the proposal. I understand that there might be concerns regarding this proposal, and I would pleased to address any concerns through email or in person. Please let me know if there’s anything I can be helpful in.</div><div style="font-size:13px;line-height:19.5px"><br></div><div style="font-size:13px;line-height:19.5px">Many thanks in advance for your help and I look forward to hearing from all of you.</div><div style="font-size:13px;line-height:19.5px"><br></div><div style="font-size:13px;line-height:19.5px">Kind regards,</div><div style="font-size:13px;line-height:19.5px">Wen Jie Ong</div><div style="font-size:13px;line-height:19.5px">SP President 2015-16</div></div></div>