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<body dir="ltr">

<div class="elementToProof" style="direction: ltr; line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt; font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 0, 0);">

Dear Student Group Leaders,</div>

<div class="elementToProof" style="direction: ltr; line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt; font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 0, 0);">

<br>

</div>

<div class="elementToProof" style="direction: ltr; line-height: 1.2; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt; font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 0, 0);">

<span style="font-weight: 400;">Please read the following announcements carefully:</span></div>

<ul data-editing-info="{"applyListStyleFromLevel":true}" style="direction: ltr; margin-top: 0px; margin-bottom: 0px; list-style-type: disc;">

<li style="font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 0, 0); direction: ltr; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt;">

<div class="elementToProof" role="presentation" style="direction: ltr; line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt;">

Orientation Midway Booth Allocation</div>

</li></ul>

<ul style="margin-top: 0px; margin-bottom: 0px;">

<li style="font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 0, 0); direction: ltr; list-style-type: disc;">

<div class="elementToProof" role="presentation" style="direction: ltr; line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt;">

Orientation Midway Policies </div>

</li><li style="font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 0, 0); direction: ltr; list-style-type: disc;">

<div class="elementToProof" role="presentation" style="direction: ltr; line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt;">

SGFC Fall 2026 Funding Decision</div>

</li></ul>

<hr>

<div class="elementToProof" style="direction: ltr; line-height: 1.9872; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt; font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 0, 0);">

<span style="font-weight: 700;">Orientation Midway Initial Allocation & Performance</span></div>

<div class="elementToProof" style="direction: ltr; line-height: 1.2; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt; font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 0, 0);">

The booth allocations for this year’s Orientation Midway can be found here: <<span style="color: rgb(17, 85, 204);"><a href="https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Y-oo42-7jdBIYfOhcwB70oHm2QzvvnTakeyM-f6kAQU/edit?usp=sharing" id="OWA8ac2f1cc-610a-c335-0b52-0fe7e6afc3ee" class="OWAAutoLink" style="color: rgb(17, 85, 204);">https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Y-oo42-7jdBIYfOhcwB70oHm2QzvvnTakeyM-f6kAQU/edit?usp=sharing</a>>.

 If your group has registered for a booth, please check this sheet to make sure that you have been allocated enough space. </div>

<div class="elementToProof" style="direction: ltr; line-height: 1.2; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt; font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 0, 0);">

<br>

</div>

<div class="elementToProof" style="direction: ltr; line-height: 1.2; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt; font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 0, 0);">

A more condensed version of the allocations can be found here: <<span style="color: rgb(17, 85, 204);"><a href="https://drive.google.com/file/d/1jm5K3waJf7lQ0Pp3fO80KkgZ0MmOrZN3/view?usp=sharing" id="OWA55077d59-098f-75a8-e633-d2ddee6411c7" class="OWAAutoLink" style="color: rgb(17, 85, 204);">https://drive.google.com/file/d/1jm5K3waJf7lQ0Pp3fO80KkgZ0MmOrZN3/view?usp=sharing</a>>.

 Students will have access to this map and listing on the day of Midway.</div>

<div class="elementToProof" style="direction: ltr; line-height: 1.2; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt; font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 0, 0);">

<br>

</div>

<div class="elementToProof" style="direction: ltr; line-height: 1.2; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt; font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 0, 0);">

Groups that registered to perform should fill out the forms <<span style="color: rgb(17, 85, 204);"><a href="https://cglink.me/2cy/s1018" id="OWA881342cd-62be-5d47-f4a7-ce0e8e8aaa5e" class="OWAAutoLink" style="color: rgb(17, 85, 204);"><u>https://cglink.me/2cy/s1018</u></a></span>>

 by Thursday, 3rd at noon. This year, groups will be given 5 minutes to perform with a 2-minute buffer for setup and take down.</div>

<div class="elementToProof" style="direction: ltr; line-height: 1.2; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt; font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 0, 0);">

<br>

</div>

<hr>

<div class="elementToProof" style="direction: ltr; line-height: 1.9872; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt; font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 0, 0);">

<span style="font-weight: 700;">Orientation Midway Policies</span></div>

<div class="elementToProof" style="direction: ltr; line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt; font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 0, 0);">

Reminder that the Orientation Midway is<span style="font-weight: 700;"> Friday September 4th, 2026</span>. Groups and ASA sponsored early returns must check in from

<span style="font-weight: 700;">1:30pm-2:00pm</span> and the midway will be at <span style="font-weight: 700;">

2:30pm-4:30pm</span> at the Johnson Ice Rink. </div>

<div class="elementToProof" style="direction: ltr; line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt; font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 0, 0);">

Please read the following policies carefully:</div>

<div style="font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 0, 0);">

<br>

</div>

<div class="elementToProof" style="direction: ltr; line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 4pt; font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 0, 0);">

<b><i><u>Sign-in and Setup</u></i></b></div>

<ul style="margin-top: 0px; margin-bottom: 0px;">

<li style="font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 0, 0); direction: ltr; list-style-type: disc;">

<div class="elementToProof" role="presentation" style="direction: ltr; line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt;">

Your group must sign in with the ASA when you arrive at the Midway.</div>

</li><li style="font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 0, 0); direction: ltr; list-style-type: disc;">

<div class="elementToProof" role="presentation" style="direction: ltr; line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt;">

Groups can start check-in and set up as early as <span style="font-weight: 700;">

1:30 PM</span>.</div>

</li><li style="font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 0, 0); direction: ltr; list-style-type: disc;">

<div class="elementToProof" role="presentation" style="direction: ltr; line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt;">

Groups <span style="font-weight: 700;">must check in by 2:00 PM</span>. Groups that are late may be fined $25 and will have to forfeit their table if there is a waitlist.  </div>

</li><li style="font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 0, 0); direction: ltr; list-style-type: disc;">

<div class="elementToProof" role="presentation" style="direction: ltr; line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt;">

Individuals who received ASA-sponsored early returns <span style="font-weight: 700;">

must check in individually</span>. Groups will be fined $50 per early return who does not check in (independent of other fines).</div>

</li></ul>

<div class="elementToProof" style="direction: ltr; line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 4pt; font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 0, 0);">

<b><i><u>Cancelling</u></i></b></div>

<ul style="margin-top: 0px; margin-bottom: 0px;">

<li style="font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 0, 0); direction: ltr; list-style-type: disc;">

<div class="elementToProof" role="presentation" style="direction: ltr; line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt;">

If your group can no longer attend and/or perform at the Midway, please let us know via email at <<span style="color: rgb(17, 85, 204);"><a href="mailto:asa-midway@mit.edu" id="OWA246336a2-c130-6bbe-9f5f-6f8f4eeb023f" class="OWAAutoLink" style="color: rgb(17, 85, 204);"><u>asa-midway@mit.edu</u></a></span>>

<span style="font-weight: 700;">at least</span> 1 hour in advance. Groups that cancel after that point may be fined $50.</div>

</li><li style="font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 0, 0); direction: ltr; list-style-type: disc;">

<div class="elementToProof" role="presentation" style="direction: ltr; line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt;">

Groups that don't cancel by the time check-in starts will be fined up to $75.</div>

</li></ul>

<div class="elementToProof" style="direction: ltr; line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 4pt; font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 0, 0);">

<b><i><u>General Setup </u></i></b></div>

<ul style="margin-top: 0px; margin-bottom: 0px;">

<li style="font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 0, 0); direction: ltr; list-style-type: disc;">

<div class="elementToProof" role="presentation" style="direction: ltr; line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt;">

<span style="font-weight: 700;">Limit members at booths </span>- In an attempt to alleviate congestion at this year’s midway, we are asking that groups limit the number of persons at each table to 4.  If your group has a half table, please limit your club membership

 to 2. The ASA will make exceptions for performing groups who are about to or have just performed.</div>

</li><li style="font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 0, 0); direction: ltr; list-style-type: disc;">

<div class="elementToProof" role="presentation" style="direction: ltr; line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt;">

<span style="font-weight: 700;">No external speakers</span> - you may use laptop or other similarly quiet speakers. This is to address numerous extreme noise complaints, allow groups to be able to speak to interested individuals, and for performances to be

 heard. ASA Board members may ask you to reduce the volume or turn off sound on any speakers if it is causing problems for your neighbors or performances.</div>

</li><li style="font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 0, 0); direction: ltr; list-style-type: disc;">

<div class="elementToProof" role="presentation" style="direction: ltr; line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt;">

<span style="font-weight: 700;">Stay at/by your booth</span> - no handing out flyers at the doorway, no blocking the entrance or aisles, etc.</div>

</li><ul style="margin-top: 0px; margin-bottom: 0px;">

<li style="font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 0, 0); direction: ltr; list-style-type: circle;">

<div class="elementToProof" role="presentation" style="direction: ltr; line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt;">

In order to keep walkways clear for fire safety reasons, groups are required to stay within arms’ reach of their table at all points. Do not block any entrances or aisles or hand out flyers at the doorway. Non-compliance may result in a $50 fine.</div>

</li><li style="font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 0, 0); direction: ltr; list-style-type: circle;">

<div class="elementToProof" role="presentation" style="direction: ltr; line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt;">

If your booth is not staffed <span style="font-weight: 700;">at any point</span> during that 2-hour period, your group may be fined up to $25.</div>

</li><li style="font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 0, 0); direction: ltr; list-style-type: circle;">

<div class="elementToProof" role="presentation" style="direction: ltr; line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt;">

Groups that leave before the conclusion of the Midway without permission from the ASA will incur a $75 fine.</div>

</li></ul>

<li style="font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; font-weight: 700; color: rgb(0, 0, 0); direction: ltr; list-style-type: disc;">

<div class="elementToProof" role="presentation" style="direction: ltr; line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt;">

Keep walkways clear at all times</div>

</li><ul style="margin-top: 0px; margin-bottom: 0px;">

<li style="font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 0, 0); direction: ltr; list-style-type: circle;">

<div class="elementToProof" role="presentation" style="direction: ltr; line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt;">

No additional furniture, tables, chairs, or large objects in aisles between booths at any time. </div>

</li></ul>

<li style="font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 0, 0); direction: ltr; list-style-type: disc;">

<div class="elementToProof" role="presentation" style="direction: ltr; line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt;">

If your group is bringing large items, doing demonstrations, or using electricity for anything other than laptops or other displays, make sure you review the safety guidelines at <<span style="color: rgb(17, 85, 204);"><a href="https://ehs.mit.edu/site/content/types-events-activities-need-safety-plan" id="OWA4b6cd9dd-71ba-b082-bc2f-33230b9e29c8" class="OWAAutoLink" style="color: rgb(17, 85, 204);">https://ehs.mit.edu/site/content/types-events-activities-need-safety-plan</a>>,

 and, if necessary, send a description of your activity to <<span style="color: rgb(17, 85, 204);"><a href="mailto:safe-project@mit.edu" id="OWA77bf3301-a8ef-a117-d02d-fd3a71df6558" class="OWAAutoLink" style="color: rgb(17, 85, 204);"><u>safe-project@mit.edu</u></a></span>>

 so they can suggest tips to improve safety.</div>

</li></ul>

<div class="elementToProof" style="direction: ltr; line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt; font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 0, 0);">

<i><u>Performances</u></i>.</div>

<ul style="margin-top: 0px; margin-bottom: 0px;">

<li style="font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 0, 0); direction: ltr; list-style-type: disc;">

<div class="elementToProof" role="presentation" style="direction: ltr; line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt;">

Any music used for your performance should be non-explicit and appropriately censored.</div>

</li></ul>

<hr>

<div class="elementToProof" style="direction: ltr; line-height: 1.2; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt; font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 0, 0);">

<span style="font-weight: 700;">SGFC Fall 2026 Funding Decision</span></div>

<div class="elementToProof" style="direction: ltr; text-align: justify; line-height: 1.2; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt; font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 0, 0);">

If your group has applied for SGFC funds for the upcoming Fall term, the decisions have just been released. Please make sure to review the email sent to your group and submit the post-cycle report. Appeals should be submitted by September 9th, 11:59 pm.</div>

<hr>

<div class="elementToProof" style="direction: ltr; line-height: 1.992; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt; font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 0, 0);">

Please feel free to email <asa-exec@mit.edu> with any requests, questions, or other inquiries.</div>

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Sincerely,</div>

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The ASA Executive Board</div>

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<span style="color: rgb(0, 0, 0);"><</span><span style="color: rgb(17, 85, 204);"><a href="https://owa.exchange.mit.edu/owa/redir.aspx?C=yJZiAshjpbls53XEeUTtaeG7QyQZOrRww1ynwDsXIq7mEiCV5MHWCA..&URL=http%3a%2f%2fweb.mit.edu%2fasa%2fabout%2fboard-members.html" id="OWAd7575736-42ee-5576-1e8d-f87998a6174b" class="OWAAutoLink" style="color: rgb(17, 85, 204);">http://web.mit.edu/asa/about/board-members.html</a></span><span style="color: rgb(0, 0, 0);">></span></div>

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