<div dir="ltr">Dear Student Group Leaders,<br><br>Please take note of the following announcements:<br><br>(1) Required Attendance: ASA General Body Meeting (Wednesday, March 11)<br>(2) ASA Executive Board Elections (Wednesday, March 11)<br>(3) Private Bulletin Board Allocations 2015 and 2016<br>(4) CPW event registration and space reservations<br>(5) MIT2016 events<br><br>-----------------------------------------------------------<br><br>(1) Required Attendance: General Body Meeting (Wednesday, March 11)<br><br>This is an announcement that the spring General Body Meeting will be held on Wednesday, March 11, at 6pm in room 34-101. The meeting will begin at 6pm; please arrive before 6pm so you will have time to check in before the meeting starts. Dinner will be provided after the meeting.  Every student group is required to send a representative, with the exception of individual FSILGs and club sports; those groups’ governance groups must still attend. Groups that do not send a representative will incur a $50 fine, and may be suspended or de-recognized if the group has repeatedly missed GBMs.<br><br>Any member may check in for a group, and a member may check in for more than one group. However, only students listed as president, treasurer, group admin, or GBM proxy in the group&#39;s ASA Database entry may exercise the group&#39;s vote. Furthermore, nobody may exercise the vote of more than one group, and each group has only one vote even if they send multiple representatives.<br><br>All GBM proxies from previous GBMs have been cleared, so if you would like someone other than your President, Treasurer, or Group Admin to vote, you must re-designate them in the Database.<br><br>The tentative agenda is:<br><br>1. Updates from the Board<br>2. Elections for President, Treasurer, Secretary, Graduate Members at Large, Undergraduate Members at Large, and Student Member at Large (in that order)<br><br>If you have any questions or concerns, please email us at &lt;<a href="mailto:asa-exec@mit.edu">asa-exec@mit.edu</a>&gt;.<br><br>-----------------------------------------------------------<br><br>(2) Executive Board Elections (Wednesday, March 11)<br><br>At the GBM, elections for the 2015-2016 ASA Executive Board will be held. We will elect eight positions: President, Treasurer, Secretary, two Graduate Members-at-Large (GMALs), two Undergraduate Members-at-Large (UMALs), and one Student Member-at-Large (SMAL).<br><br>Together, Board members are responsible for:<br>- advocacy on behalf of student groups<br>- allocation of resources among student groups<br>- oversight of student group activity (including recognition and derecognition)<br>- student group arbitration and support<br>- organization of events such as the Activities Midways<br>- writing code for the ASA database, which helps us better keep track of student groups<br>- establishing and enforcing policies for student groups<br>- other projects to improve student groups according to members’ interests<br><br>Most Board members will pick a handful of these responsibilities that interest them to focus on.<br><br>If you are interested in running for any of these positions, we encourage you to contact us at &lt;<a href="mailto:asa-elect@mit.edu">asa-elect@mit.edu</a>&gt; with any questions you might have, or to learn more information about the Board’s activities.  We will also be holding office hours at which current Board members will be available to talk to prospective Board members; these will be posted at &lt;<a href="http://web.mit.edu/asa/about/office-hours.html">http://web.mit.edu/asa/about/office-hours.html</a>&gt;.<br><br>------------------------------------<br><br>(3) Private Bulletin Board Allocations 2015 and 2016<br><br>Allocations for private bulletin boards for this cycle are now availabile at &lt;<a href="http://web.mit.edu/asa/resources/bulletin-boards-2015-2016.pdf">http://web.mit.edu/asa/resources/bulletin-boards-2015-2016.pdf</a>&gt;. They were delayed due to the time it took to handle several issues. Please look them over. The timeline for moving to the new cycle of boards will officially be as follows:<br><br>02/28/2015: Appeals and late applications due<br>03/08/2015: Final allocations released, groups may start to occupy new spaces that are empty and take down their existing posters<br>03/15/2015: Posters in wrong spaces or posters not yet taken down will be collected by the Postering Chair and kept for 1 week.<br>03/22/2015: Deadline for groups complying with all rules, which can be found here &lt;<a href="http://web.mit.edu/asa/resources/bulletin-board-alloc.html">http://web.mit.edu/asa/resources/bulletin-board-alloc.html</a>&gt;.<br><br>To appeal for a different or a new space, please use this short form &lt;<a href="http://goo.gl/forms/KyR0vW0SJY">http://goo.gl/forms/KyR0vW0SJY</a>&gt;. It is due on February 28th.<br><br>For groups awarded locked cases, I will be in touch in line with the timeline about getting your group a key.<br><br>Questions, comments, and concerns can be sent to &lt;<a href="mailto:asa-postering@mit.edu">asa-postering@mit.edu</a>&gt;, including requests for extensions (the postering chair does her best to accommodate all reasonable requests).<br><br>----------------------------------------------<br><br>(4) CPW event registration and space reservations<br><br>Campus Preview Weekend 2015 will take place from Thursday, April 16 though Sunday, April 19.  Event registration is now open at &lt;<a href="http://community.mitcpw.org/">http://community.mitcpw.org/</a>&gt;; the deadline to register events is March 2.  If you have any questions, contact Admissions at &lt;<a href="mailto:cpw@mit.edu">cpw@mit.edu</a>&gt;.<br><br>If you wish to hold an event in CAC event space, you must:<br><br>1. Register your event on the CPW Website, &lt;<a href="http://community.mitcpw.org/">http://community.mitcpw.org/</a>&gt; (deadline is 3/2/15).<br><br>Questions?  Contact CPW.<br><br>2. Request a CAC space for your event, using the special CPW CAC Room Request in your CAC virtual account, &lt;<a href="http://studentlife.mit.edu/cac">http://studentlife.mit.edu/cac</a>&gt;. (deadline is 3/12/15).  If your group does not have an account, contact CAC to request one.<br><br>If you have any questions about CAC event space for CPW, contact CAC at &lt;<a href="mailto:campus-activities@mit.edu">campus-activities@mit.edu</a>&gt;.<br><br>As was the case last year, CPW events will generally be required to end at 1am.  However, events extending beyond 1am may request an exception to CPW Event Regulations and may be approved if there is a compelling reason the event cannot be held prior to 1am.  Admissions recommends that all events continuing after 1am be registered at least one week in advance of the events deadline, to allow time to change plans if the exception is not approved.  If you have any questions about this policy and how it may affect your group, contact Admissions &lt;<a href="mailto:cpw@mit.edu">cpw@mit.edu</a>&gt; or the ASA &lt;<a href="mailto:asa-exec@mit.edu">asa-exec@mit.edu</a>&gt;.<br><br>----------------------------------------------<br><br>(5) MIT2016<br><br>Next year, MIT will be holding an immense celebration to commemorate the 100th anniversary of the Institute&#39;s move to Cambridge.  MIT2016 will last about 100 days and will feature events across the Institute.  The events are intended to showcase MIT&#39;s research, culture, and history, and its role in the City of Cambridge. We&#39;re expecting attendees from around the Boston area, as well as hordes of MIT alums.<br><br>This is a great opportunity for student groups:<br><br>  - Huge visibility to the public<br>  - Unconventional venues (outdoor dance festival in Kendall Square?)<br>  - Collaboration with the City of Cambridge (e.g. access to schools)<br>  - Funding may be available!*<br><br>*obviously within limits, and for selected events.<br><br>If your group might be interested in being part of an event, let us know here *by March 10:* &lt;<a href="http://tinyurl.com/MIT2016-ASA">tinyurl.com/MIT2016-ASA</a>&gt;.<br><br>The survey is informal and should take about 30 seconds.  It&#39;s not a commitment to run an event, just an indication that there is *some* interest in your group.<br><br>Contact &lt;<a href="mailto:drolnick@mit.edu">drolnick@mit.edu</a>&gt; with any questions!<br><br>----------------------------------------------<br><br>Please feel free to email &lt;<a href="mailto:asa-exec@mit.edu">asa-exec@mit.edu</a>&gt; with any requests, questions, or other inquiries.<br><br>Sincerely,<br><br>The ASA Executive Board<br><br>&lt;<a href="http://web.mit.edu/asa/about/board-members.html">http://web.mit.edu/asa/about/board-members.html</a>&gt;</div>